Erinnern sie sich noch, welcher Fortschritt es in der Arbeitswelt war, als die Diskette Ihren Siegeszug startete – Ein sagenhaftes Speichermedium, welches uns half, Daten zu sichern und zu versenden. Heute verfügt jeder USB Stick über mehr Speicherkapazität, Daten werden einfach via E-Mail, per WeTransfer, Dropbox versendet oder einfach in der Cloud abgelegt. Wer hätte vor Jahren gedacht, das hier eine rasante Entwicklung stattfinden wird. (Fotonachweis Titelbild: Gerd Altmann 4440675/Pixabay.com)
Ohne World Wide Web können wir uns den Alltag nicht mehr vorstellen. Suchmaschinen sind unsere stetigen Begleiter, Streamingdienste gehören schon fast zu jedem Haushalt dazu und auch in der Arbeitswelt ist ordentlich Bewegung drin. Oder haben sie damit gerechnet, das es eine Zeit geben wird, in der man nicht gemeinsam im Büro sitzen muss, um miteinander zu arbeiten? Das Zusammenarbeit virtuell funktioniert? Ich glaube ein jeder von uns hätte auf diese Fragen noch vor ein paar Jahren mit dem Kopfschütteln beantwortet.
Die Zeit ist schnelllebig, befindet sich im Wandel und auch unser Unternehmensalltag ist davor nicht gefeit. Das Jahr 2020 brachte zusätzlich neue Herausforderungen in die Arbeitswelt, denn durch Corona mussten viele Unternehmen umdenken. Die Wichtigkeit der Digitalisierung wurden bewusster vor Augen geführt.
Neue Formen der Zusammenarbeit mussten gefunden werden, denn es gab räumliche Trennungen und dennoch sollte und konnte die Arbeit nicht komplett stillstehen. Aber wie heißt es – Die Not macht erfinderisch! So ergaben sich neue Möglichkeiten und es entstanden neue Jobs. Natürlich sind diese nicht nur durch die Krise erfolgt, nein Vorreiter in Sachen Digitalisierung gab es schon vorher.
Worte wie Home Office kamen dem ein oder anderen schon zu Gehör, doch was Remote Office heißt oder wie digitale Zusammenarbeit effizient funktioniert, war erst wenigen bekannt. Folgen wir alle nur einem internationalem Megatrend? Nein, die Zeit ist im Wandel und Digitalisierung im Unternehmensalltag steht ganz weit oben. Doch gehen wir etwas mehr ins Detail.
Denkt man zunächst an das Wort virtuell, sind viele der Meinung, das es sich um etwas unechtes handelt (gar künstliches). Ja zugegeben, diese Beschreibung ist vielleicht nicht optimal gewählt, denn bei einem virtuellem Team geht es um echte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern*innen.
Auf Wikipedia ist es passend formuliert, wir zitieren: ‘ Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Organisationsform, deren Mitglieder
-
zeitlich befristet, gelegentlich auch dauerhaft
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mit gemeinsamen Zielen
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an verschiedenen Orten und evtl. zu verschiedenen Zeiten
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über regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten und
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überwiegend medienvermittelt kommunizieren.
Ein „virtuelles Team“ kann die passende Arbeitsform für viele Problemstellungen sein, die eine überregionale, internationale oder organisationsübergreifende Zusammenarbeit erfordern.’
Diese Form der Kooperation gewinnt in Zeiten der Digitalisierung immer mehr an Bedeutung. Sehen sie es als klaren Zugewinn. Virtuelle Teamarbeit kann Projekte bereichern, aber es bedarf auch einer gewissenhaften Planung und Kommunikation. Wirkt es zu Beginn vielleicht befremdlich oder ungewohnt, kann man es sich nach einer gewissen Eingewöhnungsphase nicht mehr anders vorstellen.
Diese neue Art zu arbeiten verlangt in den Bereichen Organisation und Kommunikation natürlich ein gewisses Geschick und Kompetenz der Mitglieder.
Aber sehen wir uns zunächst die Vorteile virtueller Teamarbeit an:
Kostenersparnis
Für Unternehmer*innen, wie auch für die Mitarbeiter*innen sind die Reisekosten geringer bzw. können eingespart werden. Auch kann das Unternehmen an Räumlichkeiten sparen, da die Arbeit ins digitale verlagert wird.
Up to date Dokumentation & Steigerung der Produktivität
Die Aufzeichnungen und Dokumentation findet digital statt. Dokumente liegen an einem Ort. Der Zugriff aller Teammitglieder kann problemlos und unkompliziert darauf erfolgen. Die digitale Erfassung ermöglicht so das simultane Arbeiten im Dokument. Jeder Mitarbeiter ist somit stets up to date, auf dem aktuellen Stand
des Projektes. Etwaige neue Teamkollegen*innen können leichter eingearbeitet werden. Weiterhin schafft die digitale Dokumentation mehr Transparenz im Unternehmen.
Globales Auftreten
Das Team kann von jedem Ort der Welt arbeiten, es ist nicht eingeschränkt und kann so optimal auf die Ziele eines jeden Marktes eingehen. Experten können, unabhängig von Wohn- oder Arbeitsort, leichter einbezogen werden.
Effizienz
Die zeitliche Einschränkung entfällt häufig bei der virtuellen Zusammenarbeit. Es ermöglicht flexible Arbeitszeiten bzw. das Arbeiten von zu Hause aus oder auch remote. Hieraus erhöht sich auch die Mitarbeitermotivation.
Virtuelle Arbeit braucht auch Führung
Der neue Arbeitsstil virtuelle Arbeit ist nicht zu unterschätzen. Es bringt natürlich enorme Vorteile mit sich, aber es geht auch mit der Herausforderung einher. Entscheidend für eine erfolgreiche virtuelle Teamwork ist Vertrauen. Diesen Aspekt sollte man nicht aus den Augen verlieren.
Einen hohen Stellenwert hat eine gute Planung, die eine effektive Durchführung ermöglicht, aber die Basis, um in diesen neuen Arbeitsstil zu starten, ist das technische Know-how. Beginnen Sie, indem Sie einen Teamleiter festlegen, dieser fungiert als Vorbild und entscheiden Sie gemeinsam, welche passenden Medien für das Projekt ausgewählt werden. Der Teamleiter kann bewusst Einfluss auf die Teamdynamik nehmen, denn er kennt die Stärken und Schwächen eines jeden Mitgliedes und weiß diese einzusetzen.
Das Erfolgsgeheimnis!?
Ja, die virtuelle Teamarbeit ist spannend. Doch wie geht man nun richtig an diese Aufgabe heran. Gibt es ein sagenumwobenes Geheimrezept? Das vielleicht nicht, aber es gibt schon einige Faktoren, die Erfolg garantieren.
Grundstein – Funktionsfähige Technik
Ohne einwandfreie Technik ist eine virtuelle Arbeit nicht machbar. Sie ist das “Salz in der Suppe”. Ein reibungsloser Ablauf kann nur gewährleistet werden, wenn das Internet möglichst frei von Störungen läuft und im optimalen Fall noch eine schnelle Verbindung ermöglicht. Bild sowie Ton müssen bei
Videokonferenzen stabil sein. Auch technisches Verständnis der Teammitglieder ist von Vorteil, so können sie kleinere Probleme direkt selbst lösen.
Basis – Bewusstes Vertrauen
Wer virtuelle zusammenarbeitet, der kann nur durch Ergebnisse überzeugen, denn die genaue Arbeitszeit kann keiner kontrollieren. Große Verantwortung liegt auf den Schultern eines jeden Teammitgliedes und ein enormes Maß an Eigenverantwortlichkeit. Bewusstes Vertrauen muss hier wirklich großgeschrieben werden! Positives Feedback seitens des Teamleiter sowie dieses entgegengebrachte Vertrauen fördern nicht nur die Arbeitsmotivation, sondern tragen, wie das Zünglein an der Waage, zum Erfolg des Projektes bei.
Baustein – Beiderseitige Wertschätzung
Eigenverantwortung ist bei der virtuellen Teamwork essenziell, sitzen ja die Teammitglieder alleine vor ihren Computern. Die Kollegen trifft man nicht persönlich, sondern sieht sie nur via Videoschaltung. Nicht jedermann ist für diese virtuelle Arbeit geeignet. Sie als Unternehmer brauchen Mitarbeiter, die
diese Form der Arbeit schätzen. Mitarbeiter die über eine hohe Affinität zum digitalen und virtuellen Arbeiten verfügen. Die Grundvoraussetzung dieser Mitarbeiter ist der Wille, digital zu kommunizieren. Schätzen Sie diese Teams, denn es gehört ein hohes Maß an Selbstdisziplin dazu.
Baustein – Klare Regeln und definierte Ziele
Ein jeder Arbeitsprozess braucht Regeln, dies gilt auch für die virtuelle Teamarbeit. Diese Regeln sollte das Team gemeinsam erarbeiten. Es muss entschieden werden, über welche Medien kommuniziert wird, wer welche Aufgaben übernimmt. Sprechen Sie so viel wie möglich im Vorfeld ab und sorgen Sie für Klarheit, denn so profitiert jedes Mitglied und kann gezielt mit der Arbeit beginnen. Die Zusammenarbeit wird gefördert, wenn man in kurzen, regelmäßigen Meetings den aktuellen Stand des Projektes bespricht.
Baustein – Zwischenmenschliche Interaktion
Der sogenannte “Kaffeeklatsch” mit dem ein oder anderen Mitarbeiter oder ein Gespräch bei einem gemeinsamen Mittagessen, gestalten sich bei der virtuellen Teamarbeit als schwierig. Dennoch ist das zwischenmenschliche nicht unwichtig. Erlauben Sie einige Minuten Smalltalk, bevor das geplante Meeting beginnt oder sorgen Sie dafür, das sich die Teammitglieder hin und wieder persönlich treffen.
Die Chance der virtuellen Teamarbeit ergreifen
Die virtuelle Arbeitsweise ist im Begriff sich im Unternehmensalltag zu etablieren, ein Stück weit der Pandemie geschuldet, denn hierdurch hat sich der Blickwinkel vieler Unternehmen verändert.
Sehen Sie die virtuelle Teamarbeit als Chance, Arbeitsprozesse zu optimieren, unabhängig von Ort und Zeit. Entwickeln Sie Ihr Unternehmen zukunftsträchtig weiter und haben Sie Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Gemeinsam das Unternehmen voranbringen, stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.
Eine jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Wagen Sie den ersten Schritt in die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Für die digitale Innovation und den Fortschritt gibt es bundesweite sowie regionale Förderprogramme.
Lassen Sie sich kompetent beraten und sichern Sie sich noch heute Ihren Wunschtermin, um Ihr Unternehmen sicher in die Digitalisierung zu führen.
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