Trotz neuer Technologien kann im Recruiting-Prozess einiges schräg laufen: Entweder stimmt die Schnelligkeit nicht oder Organisationen verlieren Kandidaten aus dem Blick. Warum Bewerbungsverfahren persönlich und spannend sein sollten, erkläre ich Ihnen im folgenden Beitrag. Außerdem, was versteht man unter Automatisierung? Welche Vorteile bringen automatisierte Teilprozesse oder Prozessketten mit sich? Wieso man nicht alles automatisieren sollte und bei all dem die Qualität nicht aus den Augen verlieren darf.

Laut einer Studie wünschen sich die meisten Kandidaten innerhalb von zwei Wochen ein Feedback des potenziellen Arbeitgebers. Doch die Realität sieht anders aus!

Unternehmen benötigen häufig bis zu zwölf Wochen, um Zu- oder Absagen zu verschicken. Kein Wunder, dass Bewerbungen häufig frühzeitig abgebrochen werden. Dieses Problem stellt Recruiter vor neue Herausforderungen. Dies kann mit den zunehmenden Ansprüchen der Bewerber/innen an potenzielle Arbeitgeber begründet werden. Um diesen Erwartungen und Ansprüche gerecht zu werden und freie Stellen zukünftig schneller und effizienter zu besetzen, können automatisierte Prozesse und Arbeitsschritte hilfreich sein.

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Herausforderungen einfach automatisieren?

Was bedeutet Automatisierung im Recruiting eigentlich?

Automatisierung bedeutet, dass Prozesse, die zuvor manuell abgetan wurden, nun mithilfe technologischer Lösungen automatisch ausgeführt werden können. Hier kann beispielsweise eine Bewerbermanagement-Software Funktionen zur Prozessautomatisierung anbieten.

Hierdurch soll der Arbeitsalltag im Recruiting erleichtert werden aber auch das Bewerbungserlebnis der Bewerber/innen verbessert und optimiert werden. Durch eine solche Automatisierung behält man den Überblick über eine Vielzahl an Bewerbungen und kann so besser in Kontakt bleiben mit „Leider-Nein-Kandidat/innen“.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Mithilfe der Fragen anbei, können Sie ganz schnell die Prozesse identifizieren, die man durchaus automatisieren kann.

  1. Welche Abläufe und/oder Arbeitsschritte wiederholen sich und werden routinemäßig ausgeführt?
  2. Gibt es planbare und/oder vorhersehbare Arbeitsabläufe, die sowieso immer nach gewissen Regeln durchgeführt werden müssen?
  3. Welche Abläufe und/oder Arbeitsschritte werden manuell ausgeführt und sind dadurch sehr anfällig für Fehler?
  4. Können Abläufe und/oder Arbeitsschritte in einem Recruiting-Tool oder einer HR-Software abgebildet werden?

Doch was bedeutet das alles konkret? Welchen Mehrwert bietet mir eine solche Automatisierung im Recruiting bezogen auf das Candidate-Nurturing?

Lassen Sie es mich an einem Best-Practice-Beispiel erklären!

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Candidate Nurturing – So bauen Sie Beziehungen auf!

Wir stellen uns nun ein Beispiel vor.

Ihr/e Kandidat/innen sind auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden und beginnen einen Bewerbungsprozess. Diesen schließen sie dennoch, aus welchem Grund auch immer, nicht ab. Eine personalisierte Follow-Up-Mail wäre hier doch genau das Richtige. So würden die potenziellen neuen Mitarbeiter/innen daran erinnert werden, dass sie Ihre Bewerbung abschließen sollen. Eine solche Follow-Up-Mail kann ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen, denn diese sollte persönlich formuliert werden. Hier greift nun ein solcher Automatisierungs-Prozess. Bewerber/innen, die Ihre Bewerbung begonnen, aber beispielsweise nach zwei Tagen noch nicht abgeschlossen haben, erhalten somit eine automatische, personalisierte Erinnerungsmail.

Dadurch zeigen Sie den Kandidat/innen, dass Sie sich über deren Interesse freuen und bitten Sie, den Bewerbungsprozess abzuschließen. Durch das automatisierte Versenden einer solchen Mail, bauen Sie ohne Mehraufwand eine Beziehung zu Ihren Bewerber/innen auf. Denn genau das bedeutet Candidate Nurturing!

Candidate nurturing is defined as a recruitment process designed to attract, engage and convert passive candidates through the distribution of targeted, personalized messaging across multiple channels.

(Quelle: https://recruitingdaily.com/why-candidate-nurturing-is-key-to-your-recruiting-strategy/)

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Langfristiger Profit durch Automatisierungen

Kommunikation und Wertschätzung sind im Recruiting das A und O, um Kandidat/innen vom Unternehmen zu überzeugen. Man sollte dem/der Bewerber/in gleich zu Beginn die Freude über deren Interesse vermitteln. Dies kann zu Beginn durch eine persönliche Bestätigungsmail erfolgen. Hierfür gibt es heutzutage Software-Lösungen die einem die Möglichkeit bieten, E-Mails automatisch versenden zu lassen aber dennoch nicht auf Individualität verzichten zu müssen.

Auch effizientes Screening vom/von potenziellen Mitarbeiter/innen kann den Bewerbungsprozess verkürzen. Screening ? Na Sie wissen schon, sogenannte Background-Checks. Dabei recherchieren Unternehmen Informationen über Bewerber mit Hilfe von Suchmaschinen oder in sozialen Netzwerken. Hier erhalten sie Auskunft über das geschäftliche Beziehungsnetz möglicher Kandidaten.Dadurch werden auch wichtige Kennzahlen wie die Time-to-Hire und die Cost-per-Hire positiv beeinflusst. Zumindest zeitnah sollten die Kandidat/innen eine Rückmeldung erhalten und im besten Fall auch selbst Feedback geben dürfen. Durch passende Nachrichten, die zum bestmöglichen Zeitpunkt eine Einladung zu Feedback beinhalten, können Sie die Candidate-Experience weiter steigern. Denn am Ende eines jeden Recruiting-Prozesses das nicht nur die besten Talente gefunden werden sonders das diese die Angebote auch annehmen und zum/zur Mitarbeiter/in werden.

Durch die zielgerichtete Automatisierung bestimmter Recruiting-Prozesse kann der Aufbau einer Bindung zwischen Kandidat/innen und Unternehmen über den Bewerbungsprozess hinweg unterstützt werden. Unterdessen können Sie sich auf andere Aufgaben, wie beispielsweise den direkten (face-to-face) Kontakt mit Kandidat/innen, fokussieren.

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(Quelle: https://pixabay.com/de/illustrations/rückmeldung-bewertung-stellungnahme-1978036/)

Automatisierung muss steuerbar bleiben!

In welchem Ausmaß man automatisiert ist immer abhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Bei Bewerberaufkommen mit mehreren Tausend Bewerbern ist die Automatisierung des gesamten Recruiting-Prozesses bei gleichbleibender Qualität und Verlässlichkeit der Auswahlverfahren hocheffizient. Haben Sie die richtige Systemplattform die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, können Recruiter auf Basis webbasierter Fragebögen und psychologischer Testverfahren schnell und fehlerfrei arbeiten und entscheiden, wer die richtigen Bewerber für offene Stellen sind.

Persönliche Interaktion ist wichtig

Bei kleinen Unternehmen ist der Bedarf an automatisierten Prozessen natürlich um einiges geringer, weil auch das Bewerberaufkommen kleiner ist.

Zumeist setzen Recruiter aus dem Mittelstand auf psychische Eignungsdiagnostiken. Auch wenn ein vereinfachtes Softwaresystem angewendet wird, schaut man sich die Bewerber zumeist persönlich an und lernt diese kennen. Hier hat persönliche Interaktion eine höhere Gewichtung als in größeren Unternehmen. Auch wenn ein/e Bewerber/in klug und fähig ist, kann sie/er trotzdem nicht zum Unternehmen passen – hier steht die Unternehmenskultur stark im Fokus.

Ein Beispiel aus der Praxis

Sie oder Ihr Recruiter haben eine Stelle ausgeschrieben.

Diese sollen online eingehen und hierfür füllen die Bewerber/innen einen Personalfragebogen aus (dieser erhebt biografische Anforderungen, wie Berufserfahrung und Ausbildungsstand)

Mithilfe eines Systems werden nun die Bewerbungen automatisiert vorselektiert.

Hierbei filtert das System nach spezifischen Kriterien (zeigt Erfüllungsgrad der Anforderungen anhand Ampelfarben im System)

Ergänzend können systemseitig Regeln definiert werden, was abhängig von der jeweiligen Ampelfarbe im nächsten Schritt passieren soll:

 

Beispielsweise erhalten alle Bewerber mit einem „grünen Ergebnis“ automatisch eine Einladung zur nächsten Prozessstufe
(zum Beispiel einem Online-Test).

„Gelbe Bewerber“ werden an eine Fachabteilung weitergeleitet, die über den nächsten Schritt entscheiden soll.

Kandidaten mit roter Ampel erhalten eine Absage per E-Mail, (frühestens am Folgetag, damit die Automatisierung nicht transparent wird), die Sie als Vorlage im System hinterlegt haben.

(Quelle: https://www.hr-diagnostics.de/wissen/automatisierung-zwischen-effizienz-und-ethik) 

Häufig kommt es auch vor, dass Bewerber nicht nur für eine Stelle geeignet sind. Deren Lebenslauf kann so interessant sein, dass sie auch für andere Stellen im Unternehmen geeignet wären. Auch hierfür bietet das System eine Lösung. Der Recruiter kann den weiteren Prozess im Vorfeld definieren. Nach dem das System einem aufzeigen kann für welche Stellen der Bewerber zusätzlich geeignet sein könnte, geht eine automatisierte E-Mail an den Bewerber/ an die Bewerberin raus. Darin führt das System automatisch ein alternatives Angebot auf. So zeigen Sie ihrem/ihrer Kandidat/in das Wertschätzung ganz groß geschrieben wird in Ihrem Unternehmen.

Weil es Unternehmen häufig wichtig ist, potenzielle Talente unabhängig von einer konkreten Stelle binden zu können, kann systemseitig musterhaft festgelegt werden, dass alle „gelben Bewerber“ auf ihre Eignung für andere Stellen geprüft werden; ein Ingenieur mit einem

Noch mehr, noch besser?

Kann man Bewerber die einen super tollen Lebenslauf haben halten, obwohl momentan keine passende Stelle zur Verfügung steht? Ich sage Ihnen, das geht!

Erfolgversprechende Kandidaten können ihre Einverständniserklärung abgeben, dass ihre Daten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. Diese Daten, sammelt das System in einem sogenannten Talentpool. So können Sie oder eben Ihr Recruiter bei einer späteren Ausschreibung genau solche Kandidaten finden und gezielt anschreiben beziehungsweise einladen.

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(Quelle: https://pixabay.com/de/photos/webinar-video-konferenz-skype-4216601/)

Das Menschliche steht im Vordergrund

Sie kriegen Bewerbungen, weil der/die Kandidat/in von Ihnen und Ihrem Unternehmen überzeugt ist. Jedenfalls so überzeugt das der Anschein besteht man passt von den jeweiligen Glaubenssätzen zusammen und findet bei Ihnen den Traumjob. Diese Hoffnung sollte nicht an dem Tag der Bewerbung durch eine automatische, standardisierte Absage platzen.

Denn trotz aller Automatisierung sollte ein Recruiting-Verfahren ein menschlicher Prozess sein.

Wir helfen Ihnen

Wir schneidern den Prozessablauf grundsätzlich individuell auf Ihre Anforderungen zu. Dazu gehören die qualitativen Inhalte wie Testverfahren und Assessments ebenso wie die Prozesssteuerung und das Bewerbermanagement Ihnen wird Ihr Prozess so aufbereitet, dass Sie jederzeit eine übersichtliche Datenbasis haben, um möglichst einfach zu Ihrer finalen Entscheidung zu gelangen. Denn Ihre Erfahrung ist durch keinen Automatismus zu ersetzen. 

 

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