„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, es ist diejenige dich sich am ehesten dem Wandel anpassen kann“  –  So sagte es einst schon Charles Darwin (englischer Naturforscher, 1809 – 1882). 

Um langfristig erfolgreich zu sein muss man sich, als Unternehmen, der Zeit anpassen. Ganz besonders gilt dies für den Bereich der Personalabteilung, denn E-Recruiting spielt eine immer größer werdende Rolle. Doch was genau ist E-Recruiting? Auf den Punkt gebracht bedeutet E-Recruiting die Personalgewinnung via Intra- und Internet. Jedoch können sich die meisten nichts Genaueres darunter vorstellen. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf wesentliche Aspekte rund um das Thema E-Recruiting ein. Wieso ist es in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken? Was sind die wichtigsten Kanäle? Und welche Vorteile aber (oder) auch Nachteile gibt es? In einem ersten Schritt soll der Begriff E-Recruiting an sich eingehender untersucht werden.

Definition

Seine Ursprünge hat das E-Recruiting im Entstehen der ersten Online-Jobbörsen Ende der 1990er Jahre. Das Wort „Recruiting“ kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie Anwerbung oder auch Personalbeschaffung. Das „E“ davor ist die Abkürzung für „electronic“ und bedeutet elektronisch. Unter E-Recruiting ist zunächst also die Personalbeschaffung unter Zuhilfenahme elektronischer Hilfsmittel zu verstehen. Der Unterschied zum klassischen Recruiting liegt darin, dass Bewerbermanagement-Prozesse digital stattfinden und nicht mehr offline. Somit umfasst es das komplette Spektrum der Personalbeschaffung: von der Stellenausschreibung, der Kandidatenauswahl bis hin zur eigentlichen Bewerbung und der Einigung über den geeigneten Bewerber. E-Recruiting impliziert auch die interne Kommunikation mit Teammitgliedern, Stakeholdern, Führungskräften und Bewerbern.

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Kernziele

Folgende drei Kernziele verfolgt das E-Recruiting:

Schnellere Abläufe: Allen ist bekannt, ein klassischer Bewerbungsprozess bedarf an sehr viel Zeit. Zeit ist Geld. Schon das Sichten der Unterlagen ist ein enormer Aufwand. Durch das E-Recruiting kann viel davon eingespart werden. Indem zum Beispiel eine Vorauswahl getroffen wird und einheitliche Formulare den Vergleich als auch die Analyse erleichtern.

Einfachheit: Bewirbt man sich auf einen Job, so will man es möglichst einfach und unkompliziert abwickeln. Dies funktioniert über die entsprechenden Formulare des E-Recruiting. Gleichzeitig erhöht ein einfaches Bewerbungssystem die Zahl der Bewerber, was Arbeitgebern eine größere und bessere Auswahl ermöglicht. Somit profitieren Bewerber und Unternehmen davon.

Qualität: Durch die elektronische Unterstützung bei der Auswahl eines passenden Bewerbers ist es gewährleistet das auch der bestmögliche Kandidat/ die bestmögliche Kandidatin für eine Position im Unternehmen gefunden und eingestellt wird.

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Ohne geht’s nicht mehr

Laut einer Auswertung des Staufenbiel Instituts, bevorzugen nur 3 % der Unternehmen Bewerbungen über den Postweg. (Staufenbiel: Recruitingtrends 2017/2018)

Aus gutem Grund: Sie kosten Zeit und damit auch Geld für Sie und den Bewerber. Denn alle Unternehmen wollen schneller sein. Effizienter sein. Die qualifiziertesten Talente für sich gewinnen. Bei allen drei Punkten spielt ein entscheidender Faktor mit, die Konkurrenzfähigkeit. Das geht nur mit digitalen Prozessen – aus zwei Gründen: Sie halten mit dem Tempo der anderen Unternehmen mit und schützen Ihr Image. Bewerbungen in der Print-Version? Dies gilt in den meisten Branchen bereits als konservativ und eingerostet. Überzeugend klingt das für die begehrte Generation Y nicht. Diese wollen einen Arbeitgeber, der zukunftsgerichtet ist – und dazu gehört auch die digitale Bewerbung. Und noch mal: Unternehmen sollten mit der Zeit gehen, um die Bedürfnisse der Bewerber erfüllen zu können.

Quelle: monster.de

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To-Do’s in den Teilprozessen

Das E-Recruiting deckt einige Teilprozesse des Bewerbermanagements ab. Wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen. Die Basis dafür ist eine eigene und geeignete Karrierewebseite und natürlich auch das passende Online-Formular. Diese sind individuell anpassbar. Definieren Sie dazu Pflicht-Felder, die Ihre Bewerber ausfüllen sollen. Im System werden Ihnen diese auf einen Blick angezeigt, was die erste Analyse der Qualifikationen und den Vergleich mit anderen Bewerbern erleichtert. Ein MUSS ist heutzutage (m/w/d) in Stellenanzeigen.

Achten Sie auch auf Multipostings. Multiposting bedeutet, eine Stellenanzeige in mehreren Recruiting-Kanälen zu veröffentlichen. Dies erspart Aufwand und erhöht Ihre Reichweite bei der gewünschten Zielgruppe. Zu den häufigsten Kanälen des E-Recruiting kommen wir etwas später. Schließlich können Sie von Bewerbern gefunden werden oder Sie suchen selbst, zum Beispiel auf sozialen Business-Plattformen wie LinkedIn und XING. Dies nennt man Active Sourcing. Zudem ist eine Bewerberauswahl über eine HR-Software sinnvoll, weil darüber ein geeignetes Scoring aller Bewerber geliefert wird. So können für jede Position fachliche und personelle Kriterien definiert werden, die über das Online-Formular abgefragt werden. Die Anforderungen der Führungskraft und des Teams an den Bewerber sind somit zu 100 % zu erfüllt werden. Außerdem können elektronischen Bewerbungen oftmals automatisch in eine digitale Personalakte übertragen werden. Dies kann im späteren Verlauf unter anderem für die Mitarbeiterentwicklung oder die Abwesenheitsplanung genutzt werden.

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Häufige Kanäle

Stellenanzeigen: Natürlich sind Stellenausschreibungen in Zeitungen oder Fachmagazinen immer noch ein relevanter Faktor für Unternehmen und viele Bewerber halten weiterhin Ausschau darin. Das E-Recruiting setzt jedoch auf andere Kanäle, um Jobsuchende zu erreichen. Online-Jobbörsen sind deshalb ein besonders wichtiger Kanal.
Online-Jobbörsen: Meist sind Stellenbörsen die erste Wahl bei der Suche nach einem Job. Hier können die Bewerber sich über passende Jobangebote informieren und sich nach ihren Wünschen und Ihrem Profil richten. Passt die Stelle zu mir? Was hat der Arbeitgeber für mich zu bieten?

Homepage: Hier werden nicht nur alle Stellen ausgeschrieben, sondern gleichzeitig viele Informationen geboten, die talentierte Mitarbeiter überzeugen sollen. Werte und Ziele eines Unternehmens kommen zum Vorschein, dies kann den Bewerber enorm beeinflussen. Ob auf der eigenen Homepage oder auf einer eigens dafür betriebenen Karriereseite des Unternehmens – der eigene Online-Auftritt eines Arbeitgebers ist für das E-Recruiting besonders wichtig.

Social Media: Xing, Linkedin und auch Facbook spielen in Karrierenetzwerken eine große Rolle. Fast jedes Unternehmen ist in den sozialen Medien vertreten. Um potenzielle Kandidaten anzusprechen, werden auch diese immer häufiger als Kanal für das E-Recruiting eingesetzt. 

Mobile Recruiting: So einfach wie möglich soll es für den Bewerber sein. Inzwischen setzen Unternehmen verstärkt auf das Mobile Recruiting. Kandidaten sollen bequem und einfach vom Smartphone aus alle nötigen Schritte der Bewerbung durchlaufen können – von der Stellenanzeige, über die Informationssuche bis zum Bewerbungsformular. Zumeist erfolgt dies in Form von einer App, aber auch die Karriereseite sollte für mobile Endgeräte – also Smartphones und Tablets – optimiert sein. An dieser Stelle hapert es allerdings in vielen Fällen noch, weshalb bei vielen Unternehmen Nachholbedarf im Mobile Recruiting besteht.  (Quelle: Haufe/Personal HR Management)

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Vorteile für Unternehmen

Nicht umsonst erfreut sich das E-Recruiting großer Beliebtheit bei Unternehmen und Bewerbern.

Die Zeitersparnis greift auf mehreren Ebenen:

Stellenanzeigen: Können schneller geschalten werden (keinen Redaktionsschluss mehr)

Übersichtlichkeit: Personaler sehen alle Bewerbungen, Bewerberangaben und Status der Bewerbungen übersichtlich im System und können schneller Entscheidungen zum weiteren Bewerbungsverlauf treffen. 

Automatisierte Prozesse: das Versenden von Bestätigungsmails verringern den zeitlichen Aufwand massiv.

Erleichterte Kommunikation: Kollegen müssen nun nicht mehr, permanent wegen Feedback zu Bewerbern, hinterlaufen. Dies kann nun über eine Software Reminder verschickt werden. Die Kommunikation wird dadurch erleichtert und beschleunigt.

Reduzierte Kosten: Wenn Sie beim E-Recruiting mit einer Software arbeiten, spart Ihnen das langfristig Kosten. Warum? Prozesse wie die Evaluation der Bewerbungen und die Kommunikation mit Bewerbern sowie Stakeholdern werden verkürzt. Dies spart Zeit und somit auch Geld.

Höhere Reichweite: Wer Stellenanzeigen online veröffentlicht, erreicht mehr Personen, dies belegen die rückläufigen Zahlen von Tages- und Wochenzeitungen. E-Recruiting bietet hier vollkommen andere Möglichkeiten der Reichweite. Stellenangebote können auf Knopfdruck global zugänglich gemacht werden, erreichen genau die Zielgruppe, die für eine Position relevant ist und sind länger verfügbar. Zudem können potenzielle Bewerber sie aktiv über Suchmaschinen finden.

Aktualisierung der Anzeigen: Online-Anzeigen können schneller aktualisiert werden, z. B. wenn sich etwas am Stellenprofil ändert. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, weitere Aspekte hinzuzufügen oder das gesuchte Profil zu überarbeiten.

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Nachteile für Unternehmen

Auch beim E-Recruiting gibt es einige Nachteile für Unternehmen, diese ergeben, sich auf einen längeren Zeitpunkt gesehen, zu Vorteilen 😊

Kostenpunkt: Ist sowohl Vorteil als auch Nachteil. Natürlich ist die Software zunächst mit einem Investment verbunden, jedoch sparen Sie im Nachhinein langfristig Geld damit.

Zeitinvestment: Auch der zeitliche Aufwand, die Anzeigen aufzusetzen, die Software einzurichten und Prozesse entsprechend umzustellen, wirkt zunächst abschreckend. Aber die guten Anbieter stellen Ihnen immer einen Support zur Seite. Sie unterstützen Sie bei der Einrichtung der Software und stellen sicher, dass Sie Ihr gewünschtes Ziel mit der Software erreichen.

PRAXISTIPP: Aus unserer eigenen Erfahrung als eRecruiting Berater stellen wir fest, dass die Kosten einer professionellen Implementierung durch uns bereits nach wenigen Monaten amortisiert sind. Es gibt also keinen Grund die Einführung zu nach hinten zu schieben.

Rasanz: Schaltet man mehr Stellenanzeigen und veröffentlicht diese, kann man von mehr Bewerbungen ausgehen. Diese müssen sie zügig screenen und es bedarf an schnellen Rückmeldungen. Allerdings können Sie diese Prozesse mit einer HR-Software automatisiert durchführen, was Ihnen den Aufwand erspart.

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Probieren und Optimieren

Vermeiden Sie folgende Fehler.

Zunächst fangen Sie bitte nie ohne einen genauen Plan und einer Strategie an. Überlegen Sie sich gleich zu Anfang welche Prozesse Sie im Recruiting verbessern wollen und wie Ihnen eine Software dabei helfen kann. Machen Sie sich Listen mit wesentlichen Qualifikationen, die Bewerber mitbringen sollten. Diese können Sie im Active Sourcing als Filterkriterien nutzen. Die Zielgruppe(n) müssen bekannt sein und Kanäle definiert werden. Bespielen Sie nicht wahllos alle Jobportale, die Ihnen über den Weg laufen. Überlegen Sie sich, wo Ihre Zielgruppe wirklich nach offenen Stellen sucht.

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Zur guter Letzt

Bei der Umsetzung dieser Maßnahmen kann ich Ihnen helfen, Ihr Unternehmen stark aufzustellen mit den für Sie passenden Fachkräften. Ich biete Beratung in den Bereichen Personalgewinnung, Bewerbermanagement und E-Recruiting und helfe Unternehmen, ihren Recruiting Prozess zu optimieren. Denn dieser nimmt meist viel zu viel Manpower in Anspruch.
Mit meiner jahrelangen Erfahrung und meinem Fachwissen unterstütze ich Sie sehr gerne. Ich bin Inhaber einer Agentur für Online-Marketing und verfüge über 29 Jahre Erfahrung im B2B und B2C Geschäft sowie Key Account Betreuung.
Ferner bin ich zertifizierter Berater für mehr Bewerber und niedrigere Kosten, Speaker auf Fach-Kongressen, Veranstalter von Workshops für Marketing und Automatisierung, Veranstalter von Workshops für eRecruiting sowie Ausbilder für eRecruiting Berater.
Sie haben wieder mehr Zeit für das Wesentliche, denn ich erleichtere Ihnen Ihren Arbeitsalltag.

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