Immer wieder berichte ich über den „War of Talents“ und wie schwierig es ist an gute Fachkräfte zu kommen. Denn die meisten beschweren sich über fehlende Bewerber. Schaue ich genauer hin, wird schnell klar – es liegt am mangelnden strategischen Recruiting und Personalmarketing. Nur die wenigsten machen sich Gedanken darüber, was es kostet, wenn eine Stelle unbesetzte bleibt. Dabei sind Vakanzen eine ziemlich teure Angelegenheit. Wo genau die Kosten entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt und wie man sie berechnet, klären wir in diesem Beitrag. Schon mal vorab Cost of Vacancy heißt diese wichtige Kennzahl.

Es liegt doch zugrunde, dass jeder einzelne Mitarbeiter bzw. seine Arbeit einen bezifferbaren Anteil am Unternehmen erwirtschaftet. Fehlt diese geleistete Arbeit (ob für einen gewissen Zeitraum oder unbesetzt), kann man sagen das der Anteil am Gesamtumsatz entfallen würde. Somit beschreibt die Kennzahl Cost of Vacancy (folglich auch COV genannt) eine unbesetzte Stelle sehr gut. Dies ist besonders in Vertriebspositionen eins zu eins wahrnehmbar.

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Schwierigkeiten bei der Stellenbesetzung

45% der Unternehmen in Deutschland, können keine geeigneten Mitarbeiter finden. So heißt es in der Studie „Fachkräftemangel 2018“ der ManPowerGroup. Für Konzerne und Großunternehmen sieht es sogar noch misslicher aus, denn hier konnten laut Studie, 67 Prozent der Arbeitgeber vergeblich nach geeigneten Mitarbeitern suchen. Denn nicht nur Qualifikationen müssen hierbei stimmen, sondern eben auch die Fähigkeiten. Weltweit ist der Fachkräftemangel weiterhin auf dem höchsten Stand. Dies liegt womöglich eben auch an der Besetzung der Stellen durch Maschinen, wie die Prognose der Studie „The Future of Jobs Report2018 – Seite 11“ zeigt. Hierbei ist die Prognose klar: fast die Hälfte der zu besetzenden Stellen soll bis 2022 von Maschinen übernommen werden.

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Unbefriedigende Situation im strategischen Personalmarketing

Der Fachkräftemangel kostet Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro. So schreibt es die WELT und beruft sich dabei auf eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). Die logische Konsequenz ist doch jene: man muss den Invest in die Personalsuche erhöhen. Jedoch sucht man strategisches Personalmarketing und Recruiting vielerorts ergebnislos. Dann ist es vielleicht sinnvoller, den Verlust, der im eigenen Unternehmen entsteht, vor Augen zu haben.

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Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Das Mindset der meisten stimmt in der Hinsicht nicht. Die Mehrheit meint, strategisches Recruiting sei zu teuer, somit ist es besser die Stelle komplett unbesetzt zu lassen – man spart doch Personalkosten! Das diese Rechnung nicht aufgeht, wird klar, sobald man sich die Mühe macht und eine Vakanz konkret beziffert. Natürlich ist das eine komplexe Aufgabe, denn die Einbußen, die ein Unternehmen durch eine nicht besetzte Stelle erleidet, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab.

Faustregel

Als gängige Faustregel gilt: Eine Vakanz, die 83 Tage unbesetzt bleibt, kostet ein Unternehmen ein komplettes Bruttojahresgehalt der entsprechenden Stelle!

Es ist kurzfristiges Denken, wenn man davon ausgeht das einem eine unbesetzte Stelle Personalkosten einspart. Vakanzen verursachen immense Kosten! Damit es Ihnen klarer wird hier noch einmal die Nachteile in einer Übersicht.

Unbesetzte Stellen und deren Folgen

  • Verlangsamte Prozessabläufe
    (z.B. weniger Geschäftsabschlüsse, weniger Kundentelefonate, Reklamationen werden langsamer beantwortet)
  • Steigende Arbeitsbelastung
    (höhere Arbeitsbelastung bei den verbleibenden Kollegen, diese müssen die Aufgaben der vakanten Position übernehmen. Bedarf es an Einarbeitung, entstehen hier enorme Mehrkosten)
  • Mitarbeiterpotenzial bleibt unentdeckt
    (innovatives Potenzial der Mitarbeiter kann aus Zeitmangel nicht abgerufen werden)
  • Fehlendes Know-how
    (weil die zuständige Fachkraft fehlt, fehlt dem Unternehmen somit das nützliche Know-how)
  • Arbeitsausfälle
    (durch Frust und Überarbeitung kann es schnell zu Arbeitsausfällen bei den Mitarbeitern kommen, dies wiederum muss von anderen wieder aufgefangen werden)
  • Gebremste Produktivität (durch das Entstehen einer solchen Negativ-Spirale, sinken die Erlöse und der Umsatz)

Ich hoffe dass spätestens jetzt klar wird, welche Auswirkungen die Cost-of-Vacancy mit sich bringt.

Nun ist es natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und das Nicht-Besetzen einer Vakanz hat, je nach Wichtigkeit der Stelle, unterschiedliche Auswirkungen. Aber allen ist wohl klar, dass es maßgebliche Auswirkungen auf den Umsatz mit sich bringt. Nun stellt sich doch die Frage: Wie berechnet man diese Cost-of-Vacancy? Anhand eines einfachen Beispiels will ich es Ihnen aufzeigen. Aber eines schon mal vorweg: Es kostet verdammt viel! Und zwar mehr, als wenn man ein ordentliches Budget für das Personalmarketing gegen den „War of Talents“ in die Hand nehmen würde.

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Berechnung der Cost of Vacancy

Bei der Berechnung gehen wir davon aus, dass jeder Mitarbeiter bzw. dessen Arbeit einen bezifferbaren Anteil am Umsatz erwirtschaftet. Für einen aussagekräftigen CoV muss das Jahresgehalt durch die Anzahl an Arbeitstage (z.B. 253 im Jahr 2020 in Baden-Württemberg und Bayern) geteilt werden. Das Gehalt pro Arbeitstage wird dann je nach wirtschaftlicher Bedeutung der Stelle mit dem Faktor 1,2, oder 3 und anschließend mit der Time to Hire (Anzahl der Tage, die es im Schnitt dauert, um die Position neu zu besetzen) multipliziert.

Beispielrechnung:

In unserem Beispiel gehen wir von folgenden Eckdaten aus:

Zu besetzende Stelle: Vertrieb in einer leitenden Position

Jahresgehalt:                91.000 Euro

Einfluss (Faktor 1-3):  direkter Einfluss auf das Unternehmensergebnis also 3

Formel: Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Time to Hire = COV

91.000 Euro/253 AT  = 359,68 Euro/Tag

359,68 Euro/Tag * 3 = 1.079,04 Euro/Tag

1.079,04 Euro/Tag * 78 (Tage) = 84.165,12 Euro

Erschreckend aber Tatsache! Der fehlende Vertriebsmitarbeiter kostet das Unternehmen in rund 3 Monaten schlappe 84.165,12 Euro! Das ist fast so viel wie das komplette Jahresbruttogehalt.

Recruiting-Maßnahmen anpassen

Je höher das Einkommen desto zentraler die Bedeutung der Stelle für das Unternehmen und je länger die Recruiting-Zeit, umso teurer wird die Vakanz für den Arbeitgeber.

Somit ist der Cost of Vacancy ein brauchbarer finanzieller Rahmen, um strategisches Personalmarketing budgetieren zu können. Mit einem Mix aus verschiedenen Recruiting-Maßnahmen (Stellenanzeigen auf Jobbörsen, Mitarbeiterempfehlung, Recruiting-Events und externen Headhuntern) – lassen sich je nach Vakanz und deren COV auch die Recruiting-Kosten flexibel anpassen.

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Fazit:

Denken Sie daran, kein Budget für das Personalmarketing ist keine Lösung. Eine Stelle unbesetzt zu lassen ebenso wenig. Wollen Sie richtig sparen? Wenn ja, so ist die entscheidende Stellschraube die Zeit bis zur Einstellung (Time to Hire). Je schneller hier agiert wird, desto geringer sind die anfallenden Kosten. Achtung, anbei noch ein Tipp um genau das zu schaffen!

Mein absoluter Tipp für Sie: Connectoor

Die Time-to-Hire beginnt, sobald eine Vakanz entsteht – eine Ursache dafür ist die hohe Fluktuation in vielen Unternehmen. Connectoor hat mit einem Rund-um-Paket genau die Lösung dafür.

Was ist Connectoor überhaupt?

Der Connectoor ist das günstige E-Recruiting-System der Online-Personalberatung jobEconomy. Die browserbasierte Recruitment-Software (SaaS) unterstützt bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen sowie dem professionellen Bewerbermanagement.

Stellenausschreibungen werden je nach Bedarf automatisch auf der eigenen Webseite, der Karriereseite, bei Facebook und auf bis zu 1000 Partner-Stellenbörsen veröffentlicht. Auf Knopfdruck können Personalvermittler und Personalberater zusätzlich aktiv für Sie als Headhunter Fachkräfte suchen, ansprechen und Ihnen vorstellen oder Sie bei der Erarbeitung oder Verbesserung Ihrer Arbeitgebermarke unterstützen.

Die innovative HR-Software spart Ihnen Zeit und Recruitingkosten. Testen Sie den Connectoor jetzt kostenlos und unverbindlich.

Vorteile auf einen Blick

Mit diesem Bewerbermanagementsystem haben sie gewiss mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Hier sparen Sie Zeit & Geld. Zusammenfassend bietet Connectoor Ihnen folgende Vorteile:

Automatisierte Stellenveröffentlichungen

Der Connectoor kann Ihre Ausschreibung automatisch dort veröffentlichen, wo sich Ihre Bewerber aufhalten. Sie entscheiden über die Reichweite jeder einzelnen Ausschreibung.

Automatische Bewerbererfassung

Alle Kandidaten, die sich über den Connectoor bei Ihnen bewerben, sind ab der ersten Sekunde übersichtlich in Ihrem Talent-Pool.

Automatische Bewerberverwaltung im Team

Individuelle Prozesse geben Ihnen und den Kollegen die Sicherheit die richtigen zukünftigen Mitarbeiter auszuwählen.

Automatisierte Bewerberkommunikation

Einladungen, Erinnerungen aber auch Absagen werden aus dem Connectoor per Mail und sogar per SMS verschickt.

DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Bewerber haben seit dem 25. Mai 2018 ein Auskunftsrecht, wo deren Daten gespeichert werden und wie diese weiterverarbeitet wurden. Zusätzlich besteht ein Recht auf Löschung und entsprechendem Nachweis. Dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen ALLE Bewerbungsunterlagen auf allen Systemen, Servern und Festplatten entfernen muss und das nachweislich bei jedem Kollegen, der sie in dem gesamten Recruiting-Prozess gespeichert haben könnte. Verwalten Sie Bewerberdaten DSGVO-konform mit dem Connectoor.

Zudem können Sie Ihr Einsparpotential mit dem neuen E-Recruiting Rechner errechnen. 

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Wir geben Ihnen die Antworten! Vereinbaren Sie mit uns Ihren Wunschtermin über unserem Onlinekalender:

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