In unserem vorherigen Beitrag haben wir über das Remote Office gesprochen, die Freiheit, von jedem Ort der Welt aus arbeiten zu können. Es klingt wie ein Traum, doch nicht jeder hat die Option es sich dauerhaft an den schönsten Orten der Welt gemütlich zu machen, um dort das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden. Hat man doch oft an seinem Wohnort auch Verpflichtungen oder die Familie, eine eigenes Heim etc.Vielen reicht daher schon ein kleines Stückchen Freiheit, welches zu mehr Work-Life-Balance führt, nämlich das Arbeiten von zu Hause aus. Das Home-Office findet in der Arbeitswelt immer mehr Anklang. Es hat als Arbeitsmodell seine Sonnen- sowie Schattenseiten. (Foto oben: Muhammed Umer Idrisi_2434393/Pixabay.com)
Natürlich ist es schön, flexibel seine Arbeit einteilen zu können, keine lästigen Fahrtwege mehr wahrnehmen zu müssen, aber -und das unterschätzen die meisten- man muss über sehr viel Selbstdisziplin und Motivation verfügen. Hinzu kommt, das man im Home-Office überwiegend allein und isoliert arbeitet. Die sozialen Kontakte zu den Kollegen, werden oft nur durch Videocalls ermöglicht.
Die Corona-Krise hat viele Unternehmen zum Umdenken gebracht. So ergibt z.B. eine im Juni 2020 durchgeführte Umfrage des ZEW, dass 53% der befragten Unternehmen aus der Informationswirtschaft, der Aussage zustimmen, dass mehr Tätigkeiten im Home-Office erledigt werden können, als zunächst gedacht. Im verarbeitenden Gewerbe zeigte sich diese Erkenntnis bei rund 42 Prozent der befragten Unternehmen. Befragt wurden rund 1.800 Unternehmen der Informationswirtschaft und des verarbeitenden Gewerbes.
Dies zeigt uns, dass aus dieser Krise durchaus auch positive Veränderungen erfolgen können. Weitere Informationen und Statistiken zum Thema finden Sie auf der Statista Themenseite zu Homeoffice.
Um ein vernünftiges Arbeiten im Home-Office zu ermöglichen, sollte man einige Dinge Beachten, das beginnt schon bei der Einrichtung seines Büros.
4 hilfreiche To Do’s, um zu Hause einen Platz für konzentriertes Arbeiten zu schaffen
Der richtige Tisch – Für die Ergonomie am Arbeitsplatz
Unsere Gesundheit sollten wir nie aus den Augen verlieren. Da wir die meiste Zeit mit Arbeit verbringen, ist es wichtig, auch an unsere Haltung zu denken. Die richtige Wahl des Tisches spielt daher eine große Rolle. So sollte man von Anfang an auf eine entsprechende Tischhöhe achten oder auch über die Option eines höhenverstellbaren Schreibtisches nachdenken. Diese bietet die Möglichkeit im Stehen, wie auch im Sitzen zu arbeiten.
Dauerhaftes sitzen belastet den Rücken, hin und wieder im Stehen zu Arbeiten sorgt zum einen für eine bessere Durchblutung und entlastet gleichzeitig auch den Rücken. Ist eine gute Durchblutung gewährleistet werden sie leistungsfähiger. Aber nicht jeder möchte die Ausgabe für einen elektrisch, höhenverstellbaren Schreibtisch leisten. Es gibt daher auch günstigere Varianten in Form von flexiblen Standlösungen oder auch Laptop Ständer. Hierbei handelt es sich um Aufsätze, die auf den normalen Schreibtisch gestellt werden. Sie ermöglichen so auch die Arbeit im Stehen.
Natürlich gibt es auch ganz ausgefallene Lösungen, wie das Schreibtisch Laufband. So bewegen Sie sich mehr und schaffen während ihrer Schreibtischarbeit mehr als 10.000 Schritte pro Tag. Fitness und Arbeit in Kombination.
Der passende Stuhl – Für gesundes Sitzen
Wer einen Schreibtischjob hat, kennt Probleme, wie Rücken-, Nacken- oder Schulterschmerzen. Oft wird zu wenig an die Gesundheit gedacht, das Bewusstsein hierfür dringt erst seit den letzten Jahren in den Unternehmen vor. Dabei ist doch Gesundheit das wertvollste Gut und welche Unternehmer*innen wünschen sich keine gesunden Mitarbeiter.
Also sollte man bei der Ausstattung, egal ob im Unternehmen oder im Home-Office darauf achten, den adäquaten Stuhl zu nutzen, der die Bandscheiben, Rücken, Nacken sowie Schulter schont. Die ergonomischen Einstellungen sollten im Fokus bei der Wahl des Stuhls stehen. So sollte es zum Beispiel möglich sein, die Sitzhöhe, Sitztiefe, die Rückenlehne, den Neigungswinkel sowie die Position der Armlehnen anzupassen. Achten Sie beim Einrichten Ihres Home-Office auf den Kauf eines passenden Stuhls, um ihren Rücken zu schonen und etwas für ihre Gesundheit zu tun. Die Anschaffung eines ergonomischen Stuhls ist sicher günstiger, als im Nachhinein die gesundheitlichen Beschwerden zu behandeln. Meinen sie nicht?
Das ausreichende Licht – Für mehr Leistungsfähigkeit
Tageslicht ist leistungsfördernd und gesund zugleich. Es wirkt unterschiedlich stimulierend auf Menschen. Daher ist es wichtig, den Arbeitsplatz entsprechend auszurichten, dass auch ausreichend Tageslicht zur Verfügung steht. So ist ein motiviertes Arbeiten möglich. Die stimulierende und motivierende Wirkung schafft künstliches Licht leider nicht allein.
Die Produktivität wird zudem noch erhöht, wenn man von seinem Arbeitsplatz eine gute Sichtverbindung nach draußen hat, denn so erhält man gleich Kenntnis über die Umgebung und das Wetter. Dies kann ebenfalls zu mehr Wohlbefinden beitragen.
Ein weiterer Vorteil ist die Einsparung von Energiekosten, wenn ausreichend Tageslicht vorhanden ist. Doch neben dem richtigen Tageslicht sollte man auch darauf achten, dass der Arbeitsplatz entsprechend ausgerichtet wird. Wer schon Videokonferenzen durchgeführt hat, der weiß, das ein Fenster hinter einem sich eher schlecht auswirkt. Es können Spiegelungen auftreten. Auch das Arbeiten direkt vor dem Fenster ist nicht optimal, da die Helligkeit variiert. Richten Sie Ihren Schreibtisch und Computer parallel zum Fenster aus. So haben sie optimale Lichtverhältnisse. Auch Tageslichtlampen unterstützen ein angenehmes Arbeitsumfeld.
Wer tagtäglich am Computer arbeitet, der weiß, wie anstrengend und ermüdend es für die Augen ist, die Konzentration lässt nach. Um dem etwas entgegenzuwirken, gibt es kleine Hilfsmittel, zum Beispiel in Form einer Brille, die das blaue Licht des Computers filtert. Es ist ein angenehmes Arbeiten und etwas entlastender für die Augen. Auch gibt es Einstellungsmöglichkeiten am Computer oder auch Handy, welches die Bildschirmhelligkeit und Farbe entsprechend anpassen können. Hier gilt die Devise: ausprobieren.
Das lebendige Grün – Für positive Effekte
Ein jeder, der viele Stunden pro Tag mit Bildschirmarbeit verbringt und sich mit Pflanzen am Arbeitsplatz umgibt, fühlt sich besser und arbeitet produktiver. Das lebendige Grün als Wundermittel am Arbeitsplatz. Das niederländische Forschungsinstitut TNO hat dies im Forschungsprojekt, welches im Auftrag der Productschap Tuinbouw in Zusammenarbeit mit der niederländischen Vereinigung der Garten- und Landschaftsbauer (VHG) durchgeführt wurde, herausgefunden.
Durch Pflanzen wird das Naturerlebnis an den Arbeitsplatz gebracht und darin fühlen sich Menschen am wohlsten. Pflanzen haben eine positive Wirkung auf das Wohlbefinden der Psyche. Von Belastungen und Müdigkeit erholt man sich schneller durch Pflanzen, auch konnte nachgewiesen werden, dass Erkältungsbeschwerden bei Personen, die Pflanzen am Arbeitsplatz stehen haben, zurückgegangen sind. Mitarbeiter mit einem höheren Erholungsbedarf sind bei ständiger Sicht auf lebendes Grün produktiver.
Für alle, die kreativ tätig sind: schon eine Pflanze auf dem Schreibtisch trägt dazu bei, das die Kreativität zunimmt. Forscher gehe davon aus, das diese mit der beruhigenden Wirkung von Pflanzen zusammenhängt. Man fühlt sich gut, entspannt und gesund und durch dieses Wohlbefinden ist mehr Platz für kreative Ideen gegeben.
Schlussfolgerung
Auch im Home-Office ist ein vernünftiger Arbeitsplatz entscheidend, um wirklich produktiv arbeiten zu können. Es sind nur 4 kleine To Do’s, aber sie üben eine große Wirkung auf unseren Arbeitsalltag aus und sollten daher nicht unterschätzt werden. Schliesslich möchte man imHome-Officeja genauso effizient arbeiten, wie in einem Büro.
Produktivitätsmethoden / Zeitmanagementmethoden
Die entsprechende Basis durch adäquate Einrichtung sowie durch dazugehördende Arbeitsmaterialen ist gegeben, nun liegt es an der korrekten Organisation und Selbstdisziplin, um erfolgreich im Home-Office zu werden. Um wirklich produktiv und effizient zu arbeiten, gibt es verschiedene Wege. Grundvoraussetzung ist natürlich immer die eigene Motivation und Selbstdisziplin.
Zur Unterstützung gibt es viele sogenannte Produktivitätsmethoden / Zeitmanagementmethoden. Vorweg sei gleich festgehalten, dass keine Methode per se schlechter oder besser ist als die andere. Es hängt einzig und allein von Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Arbeitsstil ab, wie gut eine Methode bei Ihnen funktioniert. Auch eine Kombination aus mehreren Methoden ist denkbar. Doch gehen wir etwas mehr ins Detail und stellen hier 5 bekannte Zeitmanagement– bzw. Produktivitätsmethoden vor:
Die Pomodoro-Technik
Wenn sie zu den Menschen gehören, die Versuchungen, wie Social Media, Nachrichten oder E-mails nicht widerstehen können und somit ihre Produktivität leidet und das über eine längere Zeit konzentrierte Arbeiten schwer fällt, dann sollten sie die Pomodoro-Technik ausprobieren.
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode, die eine Aufgabe in kleine Teilaufgaben unterteilt. So wird in 25 minütigen Zeitintervallen gearbeitet. Nach jeder Bearbeitungseinheit erfolgt eine 5 minütige Pause. Nach vier pomodori sollte dann eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten eingelegt werden. Damit wäre dann eine vollständige Pomodoro-Session abgeschlossen. Durch die Methode erfolgt ein wiederkehrender Wechsel von Entspannung und Konzentration. Die Arbeit geht so fokussierter von statten, da das Gehirn eher in der Lage ist über mehrere Stunden effektiv zu arbeiten. Die Pomodoro-Technik ist dabei behilflich, Ablenkungen, Unterbrechungen und Multitasking in Schach zu halten und die Produktivität zu steigern.
Das Pareto-Prinzip oder die 80/20 Methode
Ständig beschäftigt sein und dennoch das Gefühl haben, man hat nichts geschafft? Wenn sie sich zu diesen Menschen zählen, dann ist das Pareto-Prinzip vielleicht eine Methode, die für sie in Frage kommt. Es sorgt dafür, dass sich auf die Arbeiten in ihrer Arbeitszeit fokussieren, die die größten Auswirkungen auf das Ergebnis haben. Durch das Pareto-Prinzip, auch Pareto-Effekt oder 80/20 Regel genannt, wird einen bewusst vor Augen geführt, dass 20% der Aufgaben für 80% des Ergebnisses verantwortlich sind. Also heisst es, sich auf die 20% zu fokussieren, die diesen Effekt erwirken.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine Methode, um den Tagesablauf optimal zu planen. Sie widmet sich einzig und allein der besseren Organisation eines jeden einzelnen Arbeitstages. Ziel ist es, die größtmöglichste Effektivität herauszuholen und strukturiert heranzugehen. So muss man bei der ALPEN-Methode seine Aufgaben klar definieren und sich einen Überblick verschaffen. Es muss die Zeit, die man für die Erledigung der Aufgabe benötigt festgelegt werden. Pufferzeiten müssen mit eingeplant werden, falls doch unerwartete Ereignisse eintreffen. So gilt als Richtwert nur 60% seiner Arbeitszeit zu verplanen und die verbleibenden 40% als Pufferzeit einzubehalten. Bei der ALPEN-Methode müssen Entscheidungen getroffen werden, welche Aufgabe als erstes und welche im weiteren Tagesablauf erledigt wird. Am Ende eines jeden Arbeitstages steht dann die Nachkontrolle an. Das heißt kontrollieren sie, ob ihre Planung funktioniert hat und sie alle Tagesziele erreicht haben.
Das Eisenhower-Prinzip
Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sehr viel Zeit in das Beantworten von Email legen oder die mit Telefonieren ihre Zeit verbringen, dann sollten sie sich näher mit dem Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix genannt, befassen. Mit dem Eisenhower-Prinzip werden die Aufgaben in Kategorien eingeteilt.
Sie kategorisieren ihre Aufgaben mit Hilfe der Eisenhower-Matrix in einen von vier Quadranten, dabei gibt es 2 Kriterien, nämlich WICHTIG und DINGEND sowie 4 Aufgabentypen, diese sind gegliedert in A, B, C und D. Jedem Aufgabentyp wird eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet.
Die sogenannten A-Aufgaben haben Priorität und sollten sofort erledigt werden, da es sonst zu Problemen kommen kann. Ebenso die B-Aufgaben, diese sollten nicht vernachlässigt, sondern fest eingeplant werden. Bei den C- und D-Aufgaben hingegen sieht es etwas anders aus. Diese sollten entweder delegiert werden oder bis hin zu eliminiert (D-Aufgabe) werden, wenn es möglich ist.
Die ABC Analyse
Bei der ABC-Analyse handelt es sich um ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Diese Methode wirkt unterstützend beim Fokussieren und visualisieren von Faktoren, die entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen. Hier unterteilt man seine Aufgaben in drei Klassen, nämlich die Kategorien A (sehr wichtig), B (wichtig), C (weniger wichtig). Um die Aufgaben B und C nicht zu vergessen, stellt man sich hierfür Erinnerungen zu einem späteren Zeitpunkt.
Fazit
Je nach Arbeitsweise, kann man mit verschiedenen Produktivitätsmethoden arbeiten. Im Home-Office ist es essenziell eine gewisse Selbstdisziplin an den Tag zu legen, sich selbst zu motivieren und vor allem sich nicht ablenken zu lassen.
Neben all der Aufgaben, die sie konzentriert von zu Hause erledigen, ist auch das Home-Office nur ein Arbeitsplatz. Sorgen sie auch hier unbedingt für einen geregelten Feierabend, denn nur weil sie von zu Hause aus arbeiten, sich die Fahrtzeiten einsparen etc., heißt es nicht, dass sie für Kunden und Arbeitgeber 24/7 erreichbar sein müssen.
Home-Office ist förderfähig
Die Digitalisierung von Arbeitsplätzen und Arbeitsabläufen wird, nicht zuletzt durch die Corona Krise, unterstützt von bundesweiten Förderprogrammen. So kann man als Unternehmer*in seinen Mitarbeitern die Arbeit im Home-Office ermöglichen und sich dies fördern lassen. Welche Voraussetzungen hierfür notwendig sind oder in welcher Höhe sie unterstützt werden können, erfahren sie bei zertifizierten Beratern. Diese beraten sie kompetent und sind Ihnen behilflich bei der Antragstellung. Sichern sie sich jetzt ihren Wunschtermin und holen sie sich Unterstützung beim Weg in die Digitalisierung.
Was Work-Life-Balance, Work-Life-Blending, Work-Life-Separation, Co-Working und Workations bedeuten, das erfahren sie in unserem nächsten Blogbeitrag.
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